Ser Productivo #SerIntelectum

En la actualidad nuestra vida está expuesta a un flujo inmenso de información, asuntos, problemas, oportunidades, peligros que afectan y definen nuestro rol como individuos y profesionales.

Revisemos algunas cifras:

  • Recibimos 34Gb de consumo diario promedio de información (útil o basura) y parece que no estamos preparados para discernir sobre ella.
  • 90% de la data ha sido creada en los últimos dos años, lo que confirma la inmensa cantidad de contenido que se crea/actualiza en los tiempos de crisis.
  • 81% de los trabajadores están insatisfechos con sus empleos y la razón principal es que la definición de su trabajo continuamente experimenta cambios radicales para lo cual no se está preparado, lo que genera estrés, temor y preocupación.
  • 56 emails es el promedio recibido al día y estudios estadísticos demuestran que luego de 50, la productividad comienza a disminuir y el estrés comienza a aumentar.
  • 40 horas a la semana se comienza a considerar medio tiempo.

Aparte de los efectos que estos factores generan sobre la productividad laboral, existe un efecto sobre la familia. El tiempo es finito. No podemos crearlo ni destruirlo. Si necesitamos más tiempo para otros asuntos, tenemos que tomarlo de otros sitios. Y usualmente es nuestra familia la más afectada, pues se ven reducidos los momentos que compartimos con ella. Esto es una realidad.

Cuando estudiaba tercer año de bachillerato, a principios de los años 70, tomé la decisión de inscribirme en un curso de Programación de Computadoras y Análisis de Sistemas. Para entonces esto se consideraba ciencia oculta. Luego de dos años de estudios y de largas horas de trabajo en una sala con piso falso y temperaturas extremadamente bajas que alojaban un IBM 360/30, me gradué de programados y analista de sistemas, al mismo tiempo que obtenía mi título de bachiller.

Desde entonces el conocimiento en sistemas y programación se convirtió en mi “ventaja competitiva”, en toda actividad que incursionaba. Era capaz de traer orden a cualquier escenario donde me desarrollaba.

Hoy, analizando esa experiencia, me doy cuenta de que esos conocimientos eran la forma de adquirir más control sobre mis quehaceres y obligaciones diarias y lograrlo en mucho menos tiempo. Como secuela, tenía más espacio y tiempo para enfocarme con perspectiva en las diferentes oportunidades que llegaban a mi vida, con la tranquilidad de que el resto estaba en control.

Es aquí donde obtenemos la relación mágica entre control, enfoque y perspectiva.

El control nos enseña a ser productivos en el manejo de nuestros compromisos diarios. Para tener control, debemos contar con una estructura lógica que nos permita asimilar la gran cantidad de asuntos que llegan a nuestra vida y necesitan ser capturados, clarificados y organizados de forma tal que estén agrupados por algunas características de espacio, tiempo y prioridad.

La perspectiva nos enseña a ser productivos en el análisis e identificación de oportunidades que solo son posibles si estamos en control. Por lo tanto, estos dos conceptos están íntimamente relacionados ¿Notó usted como ambos conceptos también se relacionan con la palabra “productividad”?

La experiencia me confirma que quienes se erigen como líderes en cualquier actividad, quienes son los responsables en materia de planificación estratégica, son aquellas personas que demuestran gran capacidad en el manejo de grandes cantidades de asuntos (suyos y de terceros) y que además cuentan con el espacio mental y el tiempo como para visualizar el futuro y además para hacerlo realidad.

Una de las herramientas más efectivas que está a nuestro alcance fue creada hace 15 años por David Allen e implementada por grandes empresas a nivel mundial para superar la crisis. Getting Things Done, es una metodología para organizarse y ser más productivos, con el objetivo final de pasar menos tiempo haciendo cosas que TENEMOS que hacer para dedicar más tiempo a las cosas que QUEREMOS hacer.

GTD® es un método para organizar tareas pendientes, prioridades, compromisos y asuntos de una manera que los hace más manejables. Uno de los mayores beneficios de GTD® es que simplifica el proceso de ver todo el inventario de asuntos que llegan a nuestra vida (personal y profesional) y elegir de manera productiva en qué trabajar en todo momento. También hace énfasis en ubicar las tareas que están fuera de nuestra mente apoyándonos en un sistema que puede consultarse para que la mente haga lo que realmente sabe hacer: planificar, desarrollar, inventar, ser creativa.

Buscar ser productivos en tiempos difíciles puede ser la única alternativa cuando las crisis se tornan catastróficas. Existen muchas formas de reinventarse, pero un alto porcentaje de la reinvención se basa en simples criterios que usualmente tenemos a la mano. El objetivo es adecuar esas herramientas a la magnitud de la crisis.

Rosendo Roche.

Coach/Instructor.