Por Todd Brown

Ya llegó el fin de año ¿pasó demasiado rápido el 2017? Tranquilo, lo sabemos. La buena noticia para muchos de nosotros, es que como las cosas se ponen un poco más lentas a fin de año, podemos encontrar espacio entre nuestras fiestas para refinar nuestro sistema GTD® y llevarlas a la práctica. Estas son algunas de las cosas en las que nos enfocaremos:

¡Celebrar tus metas del año! Uno de los beneficios de una práctica sólida de GTD® es la oportunidad de reconocer los logros que hemos alcanzado.  Echa un vistazo a las cosas que ya has marcado como hechas y díselo a tu lista de proyectos de este año. Es tiempo de una palmada en la espalda. Fueron tu enfoque y energía los que hicieron que esas cosas pasen ¡Felicitaciones!

Agenda un espacio en tu calendario para una intensa revisión anual de todo tu sistema organizacional. Si estás haciendo tus revisiones semanales de manera regular ¡bravo por eso! Esta debe ser una revisión con esteroides. Reserva un par de horas o un día completo en caso de que pienses que lo necesitas. Asegúrate lo más que puedas de que no serás interrumpido. Mira profundamente cada ítem y asegúrate de que tu sistema contenga únicamente recordatorios e información que aún sea de ayuda. Elimina todo lo demás. Se implacable. Si no es relevante, elimínalo o archívalo. Si está en el lugar equivocado, muévelo.

Considera la forma en la que la información está estructurada ¿Tu lista de acciones no te está funcionando? Hazle algunos cambios. El punto de tener estas listas es que cuando estés listo para hacer algo productivo, puedas rápidamente mirar estos recordatorios de solo aquellas cosas que puedas hacer en tu contexto actual ¿@Computadora es una lista muy larga? ¿Qué tal si la subdividimos en: @Computadora – Offline y @Computadora – Online. ¿O tienes la sensación de que tienes muchas listas? ¿Qué puedes consolidar? Probablemente puedas colocar los recordatorios en @Casa junto a aquellas que son @Diligencias en una nueva lista llamada @Personal.

Ordena tus referencias. Todo lo que decidas que nunca más necesitarás debes borrarlo o archivarlo (siempre con tus criterios de organización en mente por supuesto). Si tienes la sensación de que tus carpetas de referencias digitales se han vuelto una nube de polvo y es muy ruda para navegar intenta con este truco: crea una carpeta llamada “carpeta de viejas referencias” y vacía en ella todas esas cosas innecesarias. Puedes comenzar a crear una carpeta de referencias con una estructura renovada que funcione para ti, y tener el conocimiento de que si en algún momento necesitas esas cosas que estaban en las carpetas viejas, estarán ahí para ti.

Si tienes otra persona que hace GTD® en tu organización puedes agendar este momento de revisión como un ejercicio en conjunto. Agenden una hora y un lugar para reunirse, quizás en una sala de conferencias, y asegúrense de que su foco esté en la revisión. Nosotros en Intelectum estaremos haciendo esto en nuestra oficina en diciembre.

 

Mientras más cristalino esté tu sistema cuando llegue el año nuevo, mejor será tu disposición de tener control en lo que necesitas con una sensación de relajación y dominio.

Tu inventario de proyectos es clave, asegúrate de que sea un apoyo para ti. En GTD® utilizamos la palabra Proyecto para describir una serie de múltiples pasos que darás en los próximos doce meses para obtener un resultado en específico. Una lista completa de Proyectos es en esencia una composición de fotos de lo que estás tratando de crear en un futuro próximo. Visualízate ahora al final del 2018 ¿Qué te gustaría hacer realidad cuando finalice el año? Asegúrate de que esas cosas estén reflejadas en tu lista de Proyectos. También debes estar seguro de que esos proyectos estén expresados en resultados y no simplemente en nombres de proyectos o palabras claves. “Nuevo seminario” no es un proyecto; “Ejecutar exitosamente nuestro primer seminario GTD® Nivel 3” sí lo es.

Se ambicioso definiendo tus proyectos. No tienes que saber exactamente lo que vas a obtener o el resultado específico, solo necesitas saber con lo que tienes que comprometerte para lograrlo.

Una lista de proyectos es un elemento clave en un sistema organizacional exitoso. Todas las cosas de tus listas del día a día son acciones cuyo objetivo más grande es ayudarte a lograr cada uno de tus proyectos. Mientras más exitoso seas (o quieras ser) más tendrás para lograr obtener mejores resultados. Define bien cada uno de tus proyectos, y estos estarán más cerca de convertirse en realidad.

Enfócate en la gran foto. Luego piensa más allá del próximo año y elabora tu paisaje estratégico. Utiliza los Horizontes de Enfoque® para pensar en cómo será la estructura y también piensa en un camino para documentar los resultados ¿Cuáles son tus roles en desarrollo y responsabilidades (horizonte 2)? ¿Cómo están tus horizontes a mediano plazo? ¿Las cosas que quisieras obtener al final de 2019 (Horizonte 3)? ¿Cómo quisieras estar en un plazo de tres a cinco años (Horizonte 4)? Y finalmente, ¿Qué entiendes como tu propósito? Y ¿Qué es lo que te motiva para vivir (Horizonte 5)?

Si nunca has trabajado en tus Horizontes Altos, utiliza esto como una tormenta de ideas. Si ya tienes buenas listas de estos niveles altos, revísalas y redefínelas entonces.

Como estamos entrando en Horizontes altos, usualmente involucramos u obtenemos feedback de otras personas. Involucra a esas personas de tu vida profesional o personal en esta actividad, lo necesitas.

Mientras más te comprometas con las cosas que tienes a largo plazo, más estarás involucrado con las cosas en las que tienes menos control. Como dice David Allen, no tengas miedo de aceptar el “riesgo del visionario”, para comprometerte con un resultado antes de que tengas idea de cómo lo vas a lograr.

¡Estás listo para el 2018! El tipo de reflexión fundamental en tu mundo, tu sistema GTD® y tus prácticas de día a día como te sugerí, son el tipo de cosas que s on difíciles de hacer en el irregular y resbaladizo día a día. Comprométete con tomar el tiempo de hacer esto más fundamental pensando antes que el mundo arranque de nuevo en enero. Cuando el incendio de la realidad se encienda de nuevo en el 2018, estarás feliz de haberlo hecho.

 

 

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