De un tiempo para acá he podido reducir al máximo la cantidad de tiempo que normalmente invertía en el correo.

Puedo parecer grosero algunas veces, y de seguro ya muchas personas me odian por eso. Pero si todo el mundo pensara de la misma manera en relación a los correos electrónicos se incrementaría al máximo el porcentaje de productividad de las empresas.

Acá te dejo las coordenadas de cómo funciona este sistema, que de seguro en lo que lo apliques lo comenzarás a amar de inmediato.

Mejor nos ahorramos las terminaciones.

¿Mejores deseos? ¿Saludos? ¿Gracias?

¡Ninguna de las anteriores! Puedes escribir tu nombre si te sientes demasiado desnudo o seco.

¡Sin saludos!

No pierdas el tiempo pensando si  “Estimado” u “Hola” o “[nombre]!” es el más apropiado ¡Escribe de una vez! La mayoría de las personas ya saben sus nombres. Los saludos y los cierres son las reliquias de la comunicación escrita que persisten sólo como material para las apariencias y formalidades. Excluirlos puede parecer seco o descortés. Pero es todo lo contrario. Los correos electrónicos largos y formales son indeseados.

Mensajes de texto y plataformas de mensajería instantánea como #Slack no requieren tal formalidad ¿Por qué debería parecer grosero renunciar a tanta rectitud en el correo electrónico? Es una cultura atrasada que pide un cambio. Según mi experiencia, la mayoría de las personas mayores de 70 años de edad ya están totalmente acostumbradas a los mensajes de correo electrónico contundentes, son sólo los más jóvenes los que han tardado en adaptarse. Sorprendente ¿No?

Ser breve es ser respetuoso. Tres oraciones o menos.

Un correo electrónico es una imposición al tiempo de una persona. Escribirle a alguien es decirle que sabes que él tiene una cantidad finita de tiempo y atención y tú vas a tomar parte de ella.

La formalidad indebida sólo desperdicia más de ese tiempo. Y desperdicia el tiempo del escritor en preocuparse por cuan formal se tiene que ser exactamente.

Rara vez un correo electrónico requiere más de tres frases. Si lo haces, considera llamar o reunirte en persona. La interacción social es saludable y pasar más tiempo en la bandeja de entrada no es probable que lo sea.

¡La bandeja de entrada no es una lista de pendientes!

Nuestro cerebro tiende a dar prioridad al correo más reciente, al que no hemos  leído o al de la parte superior de la pila. Incluso si es algo cotidiano. Mientras dejamos conversaciones importantes, u otras tareas que no son de correo electrónico, desatendidas.

Recuerda siempre que la novedad no da prioridad.

Aspirar a un inbox cero -una bandeja de entrada vacía, perfectamente limpia, organizada y contenida- es para la mayoría de las personas algo inalcanzable. El mundo parece estar conspirando para evitar que esto suceda.

Pero la bandeja de entrada limpia es totalmente posible si agregas correos electrónicos a una lista de tareas pendientes, junto con todas las demás tareas mundanas que puedes mantener priorizadas de acuerdo a lo que realmente necesitas hacer.

Revísalo sólo dos o tres veces al día.

Si tu trabajo lo permite, obviamente.

Solía ​​revisar mi correo como cien veces al día, no exagero. Muchos trabajadores pasan un total de seis horas al día en su bandeja de entrada, según un cálculo que a decir verdad me parece un poco alto. Otros lo han acercado a dos horas, aunque eso no tiene en cuenta el tiempo perdido durante las tareas de conmutación. Cada vez que revisas tu correo electrónico, pierdes además otros 30 segundos que necesitas para reorientar tu atención en lo que estabas haciendo.

Las personas que puedan necesitarte con más urgencia deben llamar o enviarte un mensaje de texto.

No quiero exagerar los beneficios potenciales y de productividad gastando menos tiempo y energía en el correo electrónico. Pero adicionalmente esto tendría beneficios de salud y económicos que beneficiarían al mundo considerablemente.