Diccionario GTD

— Productividad de la A a la Z —

A

Accionable

Asunto sobre el que una persona tiene intenciones de tomar acción.   Ver también: “Próxima Acción.”

Archivador

Herramienta fisica o digital de organización que provee un recordatorio con fechas luego de una fecha futura. (también se le llama “Archivo perpetuo” “archivo de seguimiento” “archivo de suspenso”)

Adicción Productiva

Adicción a leer constantemente artículos de productividad, probar nuevas aplicaciones y sistemas.

Algún día / Quizás

Una lista o category de las tareas o proyectos que quieres (o quizás quieres) realizar en algún momento en el futuro. Debe ser revisada semanalmente.

Areas de Enfoque y Responsabilidad 

Ver “Horizonte 2″

Este nivel se refiere a las áreas de nuestra vida que necesitamos gerenciar, pero no a través de proyectos y fechas de vencimiento. No terminan nunca : Salud, Educación, Paternidad, etc.

Asuntos

Cualquier cosa que aparezca en nuestro ambiente físico o psicológico sobre lo cual una decisión o acción debe tomarse, pero que aún no se determina u organiza.

Asunto de Acción

Asunto que es accionable.

B

Backup

Copia de archivos importantes como“email,” “lista de pendientes,” “material de referencia” y otros archivos, en caso de que los originales se pierdan o dañen.

Balance Vida-Trabajo

Concepto ampliamente incomprendido, que implica que el trabajo y la vida operan en dos areas competitivas distintas.   

Bancarrota de Email
Acción de eliminar (borrar) todos los emails anteriores a una fecha, debido a un volumen abrumador de mensajes.

C

Camino al Dominio de GTD

Un aprendizaje, refinamiento y adaptación a largo plazo para la gerencia y manejo de tu vida y trabajo. El desarrollo y utilización completa e integrada de este sistema de gerencia, otorgando una orientación óptima para cualquier circunstancia por el resto de la vida

Capturar

(El primero de los 5 pasos de GTD)

Juntar / reunir (y a veces crear) cosas e ideas significativas. Cosas que llaman nuestra atención o interés en  cuanto a decidir o hacer algo sobre ellas.

Cero

Número ideal de emails en el inbox – “Próximas acciones”incompletas en sus listas de tareas e ideas no capturadas en su cabeza al final del día.

Ciclos abiertos

Asuntos no capturados y/o no debidamente clarificados y organizados en su Sistema de Productividad.

Clarificar
(El segundo de los 5 pasos de GTD)

Determinan exactamente qué significa cada cosa que aparece en nuestro ambiente/mundo, después de la captura. Ej: ¿hay algo que ahora deba hacer al respecto de esto? O sólo es de referencia? ¿O es basura? ¿O lo dejo en espera para revisar luego?

Contexto

El ambiente físico o psicológico en el cual los recordatorios y la información son ubicados para su acceso de una forma más efectiva. Ej: cuando esté en casa, en la oficina diligencias, en la computadora, cuando estoy creativo, al teléfono, cuando me reúna con…

Control

Uno se los dos elementos clave para la gerencia personal u organizacional (junto con Perspectiva). Utilizado para referirse a tener algo estable o “bajo control” Ej: tener el carro, la reunión o la cocina “bajo control”.

D

Descanso/Dormir

Componente esencial en productividad.

Desorden
Colección de asuntos desorganizados que ocupan espacio mental y físico. El Desorden puede ser el resultado de la falta de un sistema para el procesamiento apropiado de nuestros asuntos.

E

Ecosistema Total de Vida

El contenido dentro de los límites o fronteras de una persona. El mundo como sea percibido por una persona, conciencia situacional y comportamiento correlacionado que puede ser más o menos efectivo, en una escala desde un sobreviviente a una presencia espiritual.

E-mail

Herramienta de Captura – Correspondencia electrónica que puede resultar en:

1 “Accionable.” (hacerlo, delegarlo, diferirlo)

2 “No accionable (botarlo, archivarlo, incubarlo.”

El manejo inapropiado del email puede rápidamente resultar en “desorden” y finalmente en “Bancarrota de Email”

Ejecutar

(El quinto de los 5 pasos de GTD)

Proceso durante el cual haces o completas las tareas pendientes.

Esperando por…

Una lista de “Próximas Acciones” delegadas, o emails enviados de los cuales quiere asegurarse de recibir una respuesta.

Evernote

Software con multiplataforma para la toma de notas. Competencia de ”OneNote”. Excelente software para el manejo de referencias.

Experiencia Productiva

Condición de sentirse en control, relajado, enfocado, y significativamente comprometido. Estar presente. Estado óptimo de ejecución y experiencia.

F

Flujo de trabajo

La secuencia de actividades que toman asuntos, entradas y compromisos desde su inicio hasta su finalización..

Follow-up, lista

Seguimiento a acciones delegadas. Ver también “Esperando por…”

G

Getting Things Done

Metodología de productividad creada por David Allen, recopilada en un libro escrito en 2001.  Una versión actualizada del libro se publicó en 2015.

GTD

Ver “Getting Things Done.”

H

Horizontes de Enfoque

Concepto para la visualización de sus “visiones”, “metas”, compromisos y responsabilidades para asegurar que sus Próximas Acciones concuerden con sus Objetivos y estén alineados con su Propósitos y principios.

Horizonte 1: Proyectos.

Cualquier cosa que estamos comprometidos a culminaren el próximo año, y que requiere más de una acción simple. Incluye resultados a corto plazo como “arreglar la luz del freno” y proyectos telescopio como “reorganizar la región occidental”. Es el inventario crítico de la revisión semanal.

Horizonte 2: Áreas de Enfoque y Responsabilidades.

Los segmentos de nuestra vida y trabajo que necesitamos mantener para asegurar estabilidad y salud personal y profesional. Ej: salud, finanzas, servicio al cliente, planificación estratégica, familia, carrera.

Horizonte 3: Metas y Objetivos.

Los resultados a mediano y largo plazo (dentro de 3 a 24 meses) Ej: finalizar adquisición de consultores ACME, Establecer una version online del curso de liderazgo, Tener los planes del College de Maria listos.

Horizonte 4: Visión.

Resultados a largo plazo. Escenarios ideales del Éxito. Ej: Publicar mis memorias, Llevar la compañía a nivel Público, Tener una casa de vacaciones en Provincia.

Horizonte 5. Propósitos y Principios.

Intención Última, Razón de ser, y valores centrales de una persona o empresa. Ej: Servir para el crecimiento de nuestra comunidad en formas que sean sostenibles y provean de un mayor bien a la mayor cantidad de ciudadanos.

I

Inbox

a. Lugar físico para recopilar asuntos que esperan ser clarificados.

b. Lugar digital como el Inbox del email o de algún software para la captura de asuntos entrantes q igualmente necesitan ser clarificados

Inbox Zero

Una metodología para mantener el Inbox del email vacío, o lo más cercano a cero, la mayor parte del tiempo. Este concepto fue descrito inicialmente por Merlin Mann.

Incubar

Organizar o almacenar asuntos en una lista dentro de tu “Sistema de productividad”designada para una revisión posterior. Acción de colocar asuntos que necesitan más pensamiento y proceso, y que este no es el momento de hacerlo, en un lugar para su región en un futuro.

Inventario

Lista de asuntos no procesados aún que están acumulados en nuestra mente o en algún espacio físico.

L

Lista de Chequeo

Lista usada para recordar, o evaluar los pasos opcionales, procedimientos a seguir, y/o los ingredientes de una actividad. Ej: lista de chequeo del viaje, procedimiento de instalación del software.

M

Mapa

Cualquier herramienta para la orientación apropiada enfocada y en dirección. Ej: Calendarios, lista de acciones y proyectos, agendas de reuniones, planes estratégicos, descripciones de trabajo, listas de chequeo de viaje. listas de chequeo de la revisión semanal.

Mapa de Orientación

Listas o documentos de referencia que soportan una ejecución apropiada con las circunstancias de la persona. Ej: agendas de reuniones, calendarios, listas de chequeo, lista de acciones o proyectos.

Metas

Resultado esperado de un Proyecto. Una meta debe ser clara y medible. Ej: “alcanzar 10.000 subscritos” es una meta clara, “incrementar la lista de envios” no.

Metas y Objetivos

Ver “Horizonte 3”.

Todos aquellos resultados esperados en los próximos 12 a 18 meses.

Modelo de Planificación Natural

Marco de planificación de proyectos de David Allen. “NPM” (por sus siglas en ingles) consiste en cinco pasos:

1 Definir propósito y principios.

2 Visualizar el Resultado esperado

3 Lluvia de ideas.

4 “Organizar.”

5 Identificar “Próximas Acciones.”

N

Naturaleza Tri-Dimensional de Trabajo

Las categorías de lo que hacemos, a medida que pasa el día: (1) hacer el trabajo que hemos predeterminado (2) hacer actividades no planificadas y (3) definir el trabajo (procesar, clarificar entradas).

Newton

Software de plataforma de “email” que integra “Evernote” y “Todoist.” La integración de los inbox hace más fácil lograr el estado de “Inbox Cero”.

NPM

Ver “Modelo de planificación Natural”

O

OmniFocus

Software para la plataforma Apple de Productividad. Excelente herramienta para establecer su Sistema GTD. Probablemente el software mas completo y adecuado a la Metodología GTD

OneNote

Software para Microsoft. Al igual que “Evernote.” es excelente para almacenar Referencias.

Organizado

Cuando algo concuerda con el significado que tiene para ti.

Organizar

(Tercero de los 5 pasos de GTD)

Agrupar física, visual o digitalmente las cosas y asuntos por significado similar en categorías adecuadas y ubicaciones independientes e incluyentes. Ej: llamadas que hacer, un estante de libros por leer, una lista de proyectos incompletos.

P

Pensamiento Horizontal

Asesorar y Gerenciar el contenido de un nivel particular. Ej: revisar todos los proyectos que se tienen, personal y profesionalmente.

Pensamiento Vertical

Examinar y revisar varios niveles de contenido dentro de una esfera particular: Ej: planificar un proyecto desde su propósito hasta las próximas acciones.

Perspectiva

Una de las dos claves de la gerencia personal y organizacional (junto a Control). Se refiere a un punto de vista, enfoque y altitud de horizonte.

Piso

(Nivel 0 en el modelo de “Horizontes de Enfoque”.)

El nivel que se trabaja día a día: Sus “Próximas Acciones” y “Calendario”

Pomodoro, Método

Idea desarrollada por Francesco Cirillo en 1980. El concepto consiste en “romper”el tiempo en segmentos de 25 minutos de trabajo, seguidos por 5 minutos de descanso. Los intervalos de 25 minutos se conocen con el nombre de Pomodoros.

Procesar

(Similar a Clarificar) Decidir qué, exactamente, una captura o grupo de cosas significan, la naturaleza de cualquiera de estos derivados, y qué desea hacer con los resultados.

Productividad del Ecosistema

Toda la información potencialmente significativa, relaciones, y entradas que puedan generar la atención de alguien y dirección de enfoque.

Próxima Acción
La próxima actividad física y visible para el progreso de algo hacia su finalización. Es lo suficientemente especifico como para saber dónde ocurre, y con qué herramientas. Cómo se ve cuando se “Hace”..

Propósitos y Principios

Ver Horizonte 5″.

La gran imagen. ¿Qué le hace levantarse cada día? ¿Cuál es el propósito de su vida? ¿Cuáles son los principios que le mueven? Este nivel envuelve también valores aspiracionales.

Proyecto

Cualquier objetivo con pasos múltiples que puede ser completado en menos de 1 año. (ver Horizonte 1).  Cualquier compromiso en este marco de tiempo que necesite revisión al menos 1 vez a la semana..

R

Recolectar

(Similar a Capturar) Agrupar cosas o ideas sobre las cuales hay decisiones o acciones que tomar.

Referencias

Cualquier material que contiene información que pueda necesitar en el futuro.

Reflexionar

(Cuarto de los 5 pasos de GTD)

Aquí es cuando se realiza la “Revisión Semanal”. Durante este paso, puede ajustar el curso de sus acciones para poder lograr los resultados deseados.

Resultado

El objetivo que desea alcanzar en cada “Proyecto”. Debe ser concreto y medible y realista

Revisión

Ver “Reflexionar” , “Revisión Semanal” , “Mapa”

Cualquier evaluación de un mapa apropiado. Realizado de manera consistente o tanto como sea necesario para clarificar en enfocarse

Revisión Semanal

Una revisión estructurada de sus actividades realizada semanalmente. Durante la misma se deben visualizar sus notas y compromisos en el calendario, asegurándose que se cumplieron los mismos. También es el momento para recolectar papeles y material suelto, vaciar las bandejas de entrada (físicas y digitales) y procesar toda su información.

S

Sistema Integrado para el manejo de Vida

La combinación de herramientas, estructuras, contenidos y prácticas utilizadas para mantener un compromiso adecuado con nuestro mundo. Un proceso de flujo de trabajo, organización y revisión que se incorpora en todos los aspectos de trabajo y vida, asegurando un inventario actualizado de compromisos, recordatorios, e información para el control óptimo y enfocado, en donde sea, todo el tiempo.

Sistema GTD

Ver “Sistema de productividad”

Soporte de Acción

Una categoría de material físico o digital, que se relaciona con próximas acciones. Es material para ser utilizado como referencia cuando realiza estas acciones, más que solo para recordarle sobre ellas.

Soporte de Proyecto

Cualquier material adicional o información conectada a un proyecto especifico. Puede incluir planes de proyecto o cualquier referencia de contenido relevante. Mejor organizarlo por Proyecto, Tema o tópico.

T

Tarea

Asunto que aún no ha sido realizado. En GTD, una tarea consiste en una “Próxima Acción”sencilla.

Tickler
Un Archivo Tickelr consiste en 43 carpetas utilizadas para archivar lo que sea que necesite en el futuro (Papel). Son 12 carpetas (Enero a Diciembre) y 31 carpetas (del 1 al 31). La idea es que archive los documentos en papel el did y el mes que los va a requerir.

To-Do, lista

Lista de “Proyectos” y “Próximas Acciones” escritos de manera totalmente aleatoria. Probablemente pocos de sus asuntos se logran completar ya que por lo general, le falta procesamiento a los mismos.

Todoist

Software para la gerencia de tareas. Excelente para “GTD”.

Trabajo

Cualquier cosa que estamos comprometidos a alcanzar, que no está terminado.

Trabajo Predeterminado / Predefinido

Acciones y proyectos preseleccionados, los cuales se reflejan en unas listas y recordatorios, a los cuales se tiene acceso para revisión y evaluación en base a opciones no planificadas o inesperadas

V

Visión

Ver “Horizontes 4”. Perspectiva de 3 a 5 años.