Por: Rosendo Roche

El día a día de un Alto Ejecutivo implica la realización de reuniones a toda hora. No todas son reuniones efectivas. La planificación precaria genera pérdida de tiempo y dinero. La pérdida del dinero se puede subsanar. En cambio, el tiempo es irrecuperable.

Muchas reuniones son una pérdida de tiempo. Están desenfocadas, mal administradas y son demasiado largas. En fin son el caldo de cultivo perfecto para el crecimiento del parásito de la improductividad.

Organizar reuniones efectivas no es una cuestión de ciencia. Sin embargo, la correcta planificación le permitirá lograr sus metas, casi como si fuera una cuestión matemática.

Vamos por pasos…

Al planificar una reunión, primero defina por qué la está programando. ¿Es realmente necesario el encuentro? ¿Temas? ¿Podrá tomar decisiones al finalizar? ¿Cuánto tiempo durará?.

Es importante la relatoría o minuta de la reunión. Defina, previo al encuentro, quién tomará nota y qué uso le dará. Converse con el responsable y hágale saber sus expectativas en torno a las notas de la reunión.

Un paso fundamental es definir la agenda. No debemos darnos el lujo de permitir que el encuentro transcurra naturalmente. Debemos definir tiempos. Tener un objetivo específico en mente le ayudará a crear una agenda útil.

Después de escrutar las razones para reunirse y determine la necesidad del encuentro, viene lo más importante: ¿A quién invitar? Definir la audiencia es primordial para el éxito del encuentro.

Por ejemplo, para tomar una decisión sobre alguna política salarial de la empresa, deben estar presentes los responsables de Recursos Humanos, Finanzas, Comunicaciones Internas, incluso representantes sindicales de los trabajadores.

No obstante, en una reunión de política salarial no tendría que asistir el Departamento de Mercadeo.

Por lo general, se cree que invitar a una reunión es fomentar la participación. Una medida para que nuestros colaboradores se sientan incluidos. La realidad es que las reuniones no son eventos sociales dentro de una organización, son sesiones de trabajo y deben ser puntuales para ser eficientes.

Para dirigir reuniones hay que conocer la audiencia

Ya tenemos tenemos la reunión agendada en nuestra herramienta de gestión. Los invitados aceptaron los términos de la misma. Tenemos el tema preparado. Láminas, estudios, material de apoyo.

Sin embargo, ¡Falta algo! Es necesario reconocer los tres tipos de audiencia para que la reunión no se salga de nuestro control.

Audiencia activa

Está compuesta por los tomadores de decisiones, personas influyentes, partes interesadas. Todo aquél con potencial para aportar al logro del objetivo de la reunión. Son personas que atienden múltiples asuntos en una organización. Debe saber que, para asistir a su reunión, ellos separaron su atención de los asuntos que los ocupan regularmente.

Como responsable de su atención, gerencie una reunión efectiva y basada en el máximo provecho del tiempo. Asegúrese de que el retorno sobre la inversión lo justifique.

Audiencia tangencial

La conforman las personas conectadas indirectamente a la reunión; es decir, no necesitan asistir, pero pueden aportar. Lo más recomendable es solicitar sus comentarios antes de la reunión y actualizarlos después de la misma.

Así que, es importante que en la invitación a la reunión, deje lo suficientemente claro que la presencia de esta audiencia no es requerida. Además, indique que los aportes pre y postreunión son de alta importancia.

Muchas personas agradecerán su deferencia. Se encontrará con algunos casos de personas que sentirán que se le está dejando de lado. Tómese el tiempo para aclarar este aspecto.

Audiencia fantasma

Aquí nos encontramos con las personas que no aportan nada al logro de las metas de la reunión. Por desconocimiento de la estrategia o importancia del tema, con frecuencia crean canales informales de comunicación sobre la reunión y entorpecen sus alcances.

Estás personas se sienten halagadas simplemente por haber sido invitadas a la reunión. Usualmente se presentan sin un lápiz ni libreta de anotaciones, demostrando su falta de interés en el tema.

Para identificar la audiencia fantasma en su reunión, fíjese quién asiste revisar constantemente el teléfono móvil y/o laptop bajo la excusa de aprovechar el tiempo haciendo otras cosas.

Más tips para reuniones efectivas

En primer lugar, inicie la reunión exponiendo claramente su propósito. Mencione a las personas invitadas y el aporte esperado de cada una de ellas. Foco máximo a la tarea en cuestión.

Como facilitador, su función es lograr que los asistentes se sientan comprometidos con el resultado.

Cuando termine la reunión, y luego de definir las próximas acciones y sus responsables, tómese unos minutos para reflexionar. ¿Participaron todos? ¿Estaban las personas distraídas? ¿Qué funcionó y qué no?

Use sus reflexiones. Pida, en privado, el feedback de los invitados con los que tenga mayor confianza.

En conclusión, planifícate para tener reuniones efectivas, de forma inteligente y respetuosa con tu audiencia.

¿Qué es procrastinar y cómo evitarlo?

Mejore su reunión utilizando los principios de GTD