Mejore su reunión utilizando los principios de GTD

Mejore su reunión utilizando los principios de GTD

Estamos asistiendo a más reuniones que nunca. Es por eso que es crucial hacer que el tiempo que estés usando sea fructífero y valioso. Aprenda cómo hacer que sus reuniones sean más productivas siguiendo estos 3 consejos basados en la metodología Getting Things Done®.
¿Quién no quiere ser más productivo? Si está luchando con reuniones ineficientes o simplemente quiere hacer más en menos tiempo, el marco de Getting Things Done podría ser la respuesta a sus plegarias. Le pedimos a Lars Rothschild Henriksen, CEO de GTDnordic Denmark, que compartiera sus mejores consejos y perspectivas. ¡Vamos a sumergirnos!
1. Mantente al tanto de tu bandeja de entrada
Espera! ¿Desde cuándo los correos electrónicos tienen algo que ver con las reuniones? Bueno, una de las cosas que sucede cuando pone en práctica los principios de Getting Things Done es que el inbox zero se convierte en su nuevo estándar. Esto hace que sea mucho más fácil estar al tanto de sus tareas, proyectos y medios, que muchas cosas más se resuelven digitalmente, lo que le ahorra numerosas reuniones innecesarias.
El efecto se aplica a todos los niveles en una organización que practica del inbox zero. Especialmente los asistentes y los empleados que reportan directamente al nivel gerencial experimentan una caída significativa en el volumen y la complejidad del correo electrónico: muchos problemas se vuelven más fáciles de aclarar y requieren menos reuniones para progresar. Una bandeja de entrada vacía es simplemente la forma más efectiva de hacer que todas sus tareas funcionen sin problemas.
2. Cinco pasos para mantener tu enfoque
Todos luchamos por mantener el enfoque durante todo el día. De hecho, ¡incluso un gold fish nos ha superado en la capacidad de mantenerse enfocado! Menos atención significa reuniones menos productivas, y entonces, ¿qué podemos hacer para ponernos al día y vencer al gold fish?
Getting Things Done le proporciona 5 pasos prácticos
  1. Captura: recoge lo que tiene tu atención
  2. Clarifica: procesar lo que significa
  3. Organizar: ponerlo donde pertenece
  4. Reflexiona: revisa con frecuencia
  5. Ejecuta: simplemente hazlo
Cuando se aplica a las reuniones, es decir, Capturar es esencial y lo ayuda a mantener su enfoque y recordar las partes más importantes de la reunión. El bolígrafo y el papel funcionan bien para esto, pero asegúrese de capturar y esperar para procesar sus notas en un momento apropiado (que pertenece a los pasos de Clarificar y Organizar).
Al separar la parte de captura del procesamiento, se logra una gran diferencia. Tendemos a comenzar a procesar la información tan pronto como se nos presente, pero eso le roba su atención y le hace ignorar lo que sucede en la reunión. A menos que el objetivo de la reunión sea el proceso en sí (por ejemplo, una lluvia de ideas), debe limitarse a capturar notas para mantenerse enfocado. Cuando termine la reunión, envíe las notas en su bandeja de entrada y trátelas 24-48 horas después de la reunión.
3. Sea claro sobre cada perspectiva de la reunión
Una vez que se sienta cómodo con los cinco pasos, el último paso en el marco Getting Things Done es Perspectiva. Piense en su trabajo como un horizonte en el que puede elegir diferentes lentes. Esto facilita ver sus tareas y proyectos desde diferentes ángulos, desde el propósito general hasta la siguiente acción.
Cuando planifique su próxima reunión, vale la pena considerar las siguientes preguntas:
  • ¿Cuál es el propósito de la reunión?
  • ¿Cuál es el resultado deseado de esta reunión?
  • ¿Cuáles son las próximas acciones de la reunión?
  • ¿Quién está tomando la delantera en cada una de esas acciones?
Las dos últimas preguntas deberían ser fáciles, pero demasiadas reuniones terminan con participantes a quienes se les ha podido haber asignado una tarea que puede ser clara y puede ser urgente. Asegúrese de aclarar estas preguntas antes de abandonar la reunión: ¿cuál es la siguiente acción y quién es el responsable?
Conoce los beneficios de GTD de la mano de David Allen

Conoce los beneficios de GTD de la mano de David Allen

En reciente entrevista ofrecida a Intelectum, David Allen, creador de Getting Things Done (GTD), presentó los aspectos más relevantes sobre la implementación de esta metodología y cómo te ayudará a transformar tu vida.

1. El rápido ritmo de cambio y el gran número de asuntos en las listas de tareas para el trabajo y el hogar es un sello de la vida moderna. Muchas personas piensan que si sólo tuvieran más tiempo podrían hacer frente mejor a estas situaciones. ¿Puede explicar la diferencia entre tiempo y espacio libre y por qué es importante para la productividad y el bienestar?
No toma tiempo tener una buena idea, ser innovador y creativo, ser amoroso, o simplemente estar presente con lo que estás haciendo. No requieren tiempo – requieren espacio en su psique. Si usted está preocupado, distraído, llevando el trabajo a casa o de la casa al trabajo en su mente, no va a ser tan productivo como podría ser, no importa lo que está tratando de hacer, en su casa y en su trabajo.

2. ¿Qué beneficio reciben las personas que incorporan la Metodología de Productividad GTD en su vida?
Las prácticas de GTD producen más claridad, más control y la capacidad de prestar mayor atención a lo que es más significativo para usted, ya sea que esté escribiendo un plan de negocios, negociando un contrato, cocinando espaguetis o acariciando a sus hijos en la cama por la noche. Estás más presente y con la mayor eficiencia que se crea, tendrás más tiempo y espacio para hacer las cosas que realmente quieres hacer (pero aún no ha podido “llegar a”).

3. ¿Cómo puede la aplicación de los principios de GTD proporcionar un complemento al desarrollo personal o espiritual y una práctica de meditación?
GTD no reemplaza prácticas espirituales o meditativas. Pero las hace mucho más fáciles de implementar y optimiza su capacidad para elevar su conciencia a cosas más sutiles. Cuanto más se libere tu atención de la necesidad de acordarte y recordar las cosas mundanas de tu vida y tu trabajo, más espacio tendrás para permitir que tu conciencia tenga experiencias más significativas.

4. ¿Tienes un solo consejo para las personas que sienten el peso del agobio en sus vidas y quieren empezar a adquirir control?
Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas.

5. ¿Dónde pueden ir las personas a comprender lo que es y no es GTD y explorar la aplicación de los principios en su vida?
Los invito a visitar frecuentemente las páginas gtd.intelectum.net/ y gettingthingsdone.com/ donde encontrarán información actualizada sobre GTD.

20 cosas que GTD no es (¡y lo que realmente es!)

¿Qué es GTD?

He estado practicando GTD durante más de una década, pero aún puede ser un desafío para mi explicar que es GTD y como beneficia. 

Es muy fácil para nuevos practicantes confundirlo con otra cosa como administración del tiempo o una forma de hacer más trabajo.

¡Pero GTD es realmente mucho más!

Una buena forma de explicar qué es algo: comienza con lo que no es.

¡Aquí hay una lista de 20 cosas de lo que GTD no es! (y lo que realmente es)

 

GTD no se trata de administrar el tiempo mejor.

Se trata de administrar tu atención.

GTD no se trata de tener un mejor control sobre el mundo.

Se trata de tener el control de dónde pones tu enfoque.

GTD no se trata de establecer planes y lograr metas fijas.

Se trata de tener la libertad de explorar opciones.

GTD no se trata de jugar seguro.

Se trata de estar listo para sorpresas.

GTD no está haciendo más trabajo duro.

Se trata de hacer lo correcto en el momento correcto.

GTD no se trata de estar más ocupado.

Se trata de tomar decisiones de confianza en cualquier momento dado.

GTD no se trata de crear un plan perfecto.

Se trata de tener la velocidad para maniobrar y aprovechar las oportunidades.

GTD no se trata de alcanzar un estado perfecto.

Se trata de darte la máxima flexibilidad.

GTD no se trata de hacer las cosas temprano.

Se trata de hacer las cosas justo a tiempo.

GTD no se trata de cambiar el mundo.

Se trata de cómo te relacionas con el mundo.

GTD no se trata de ser más disciplinado.

Se trata de ir en la dirección de los resultados deseados.

GTD no se trata de estar siempre en tu zona.

Es tener la velocidad para volver a subir cuando te caigas.

GTD no se trata de no ser desordenado.

Se trata de darte la libertad de hacer un desastre.

GTD no se trata solo de hacer las cosas.

Se trata de estar completamente presente con lo que estás haciendo.

GTD no se trata de ser inteligente todo el tiempo.

Se trata de tomar decisiones inteligentes cuando te sientes tonto y perezoso.

GTD no se trata de hacer todo en tu lista.

Se trata de sentirse bien acerca de las cosas que no estás haciendo.

GTD no te brinda soluciones a tus problemas.

Te pone en el asiento del conductor para encontrar tus propias soluciones.

GTD no se trata de establecer prioridades.

Se trata de obtener claridad sobre cuáles son sus prioridades.

GTD no se trata de darle un propósito a tu vida.

Se trata de descubrir el propósito de tu vida.

La Maestría GTD no es un destino, es un camino de maestría para toda la vida.

“Hago todo lo que puedo para salir adelante, y todo lo que necesito, para llegar al lugar donde no hay distracción,
una mente despejada y la capacidad de seguir mis corazonadas intuitivas de momento a momento”.
David Allen