Hacer multitasking: ¿Afecta la productividad?

Hacer multitasking: ¿Afecta la productividad?

Opinan los expertos

Hacer multitasking: ¿Afecta la productividad?

El tiempo es uno de los pocos recursos que es absolutamente igual para todos. Sin importar la profesión, posición financiera, estudios o edad, todos tenemos las mismas 24 horas diarias para vivir. Muchas personas, con la intención de sacarle el máximo provecho a su tiempo, tienden a realizar tareas de formas simultáneas. ¿Qué consecuencias genera hacer multitasking?

Llegas a tu oficina, mil cosas vienes pensando en el trayecto desde tu casa mientras hablas con tu familia, enciendes la computadora. Revisas tu bandeja de entradas. Atiendes una llamada. Mientras hablas, sigues hurgando tu correo. Buscas que nada se te olvide. Revisas tu agenda, sigues hablando por teléfono. Respondes algunos correos. Cuelgas la llamada.

Así transcurre el día a día de cientos de miles de ejecutivos en el mundo. Se exponen a altos volúmenes de trabajo, muchas veces no planificado. El profesor de neurociencia Earl Miller del Instituto Picower de Aprendizaje y Memoria del MIT, tras estudiar los efectos de las personas que hacen multitasking concluyó: “No trate de realizar varias tareas. Arruina la productividad, provoca errores e impide el pensamiento creativo”.

El mundo de actual, signado por la sobre información, constantemente envía millones de estímulos a nuestros cerebros para captar su atención. Por su parte, el cerebro consume gran cantidad de energía en el proceso de discernir en qué debe enfocarse, lo que genera un desgaste innecesario y reduce la productividad.

Otro estudio, presentado por científicos de la Universidad Carnegie Mellon de Estados Unidos y la Universidad de Groningen, promueve el entrenamiento de las personas para que aprendan a organizar, de forma secuencial, todas sus actividades pendientes, de forma que el individuo realice una sola tarea por cada intervalo de tiempo, maximizando su atención e incrementando su productividad.

Un ejercicio recomendado es eliminar, dentro de lo posible, los elementos distractores que te robarán la atención de tu tarea principal. Entonces, cuando te dediques a escribir un informe: coloca tu celular en modo vibración, apaga el televisor, detén tú reproductor de música, en fin, enfócate en la escritura del informe. Harás un mejor trabajo y en menor tiempo.

El éxito te está mirando en la cara

El éxito te está mirando en la cara

Incluso las empresas más exitosas están en constante competencia por los negocios. Lo que las distingue a menudo se reduce a un factor: un excelente servicio al cliente.

He pasado 44 años enfocados en el servicio al cliente. He escrito cientos de artículos, así como 7 libros sobre el tema. También me han entrevistado en televisión y radio, además de presentarme a miles de clientes en seminarios en todo el mundo. No importa en qué negocio se encuentre, aquí hay algunos consejos que le recomiendo que considere.

La mayoría de las empresas en el mundo creen que ofrecen un servicio increíble. Son adictos a la publicidad y al marketing utilizando medios caros. El mayor problema que veo es que no tienen ni idea de cuán inconsistentes y débiles son realmente sus servicios. La mayoría de las empresas creen que no necesitan ayuda, pero la rotación de empleados es alta. La solución es mirarles a la cara … es su renuencia a invertir en su gente para desarrollar una fuerza laboral orientada al cliente.

Primero, tiene que entender que está en el negocio de servicios. “La mayoría de las compañías piensan que están en la fabricación y en la venta al por menor; las aerolíneas no saben que están en el negocio de servicios. Southwest Airlines tiene éxito porque entiende que es una compañía de servicio al cliente, no es simplemente una aerolínea. El servicio al cliente es una parte fundamental de su negocio, y debe afinarlo tanto como pueda.

En segundo lugar, debe observar todas las políticas, procedimientos y sistemas que tiene: “eso puede hacer miserable la vida para los clientes”. Podrías tener las personas más agradables del mundo, pero tamién podrías tener horas inadecuadas, reglas sin sentido y procedimientos contraproducentes, que solo molestan a tus clientes. Cuando haces que sea tan difícil para los clientes que te sean leales, ellos encuentran a alguien más que es más complaciente. Sus clientes pueden hacer bastantes cosas mucho mejor que usted, y si su empresa no acepta este hecho al ver el servicio al cliente como una sucursal de su departamento de marketing con un ROI tremendo, lo que está haciendo usted a si mismo y a sus clientes es un mal servicio.

Tercero, tiene que tener poder y velocidad. Cada persona tiene que ser capaz de tomar decisiones rápidas en el lugar, y es mejor estar a favor de los clientes. El empoderamiento de los empleados puede ser la herramienta más subutilizada en todo el servicio al cliente. Los empleados intelectualmente saben qué hacer, pero deben ser autorizados y autorizados por la alta gerencia para tomar medidas. Nadie debería tener que ir más alto para obtener permiso para ayudar a un cliente.

Cuarto, tiene que tener más cuidado con quién contratas. Los líderes de servicio contratan a una de cada 50 personas entrevistadas, a veces a una de cada 100, pero son muy, muy cuidadosas. Busca la crema, los jugadores A, en lugar de traer jugadores B y C. Identifique a varias personas en su organización que desearía poder clonar. Escriba sus características y rasgos y cree su propio punto de referencia de la persona adecuada para cada posición.

Quinto, educar y capacitar a todo el personal en el arte del servicio al cliente con algo nuevo y nuevo cada cuatro o seis meses. Digamos que quiere crear la cultura de servicio. No importa si tiene cien o mil empleados, es mejor que tenga algo nuevo y fresco, de modo que esté constantemente frente a ellos, así que cuando se despiertan todos los días y van a trabajar, dicen: “Fantástico, ¿me estoy enfocando en el cuidado de los clientes? ”Cuando la administración está comprometida con el servicio al cliente por medio de palabras y acciones diarias, el resultado es una infraestructura que facilita la comunicación libre internamente y que produce cultura organizacional.

Finalmente, mida los resultados financieramente para que sepa el impacto que está teniendo en los ingresos, ventas, ganancias y participación de mercado. Todo lo que haga debe estar basado en el concepto de crear una experiencia increíble hacia el cliente. Quizás la forma más sencilla de crear una cultura de servicio es una variación de la regla de oro: trate a sus clientes como desea que lo traten. Haga que sus clientes estén entusiasmados de que pertenecer a tu negocio. HÁGALOS agradecidos de que tengan la oportunidad de comprar sus servicios o productos. Hazles sentir que son tus clientes más importantes. Haga que su servicio sea tan sobresaliente que no piensen en hacer negocios con nadie más. Y luego … ¡encuentra la manera de hacer que tu servicio sea aún mejor!

“El éxito te está mirando en la cara”

por John Tschohl

Mejore su reunión utilizando los principios de GTD

Mejore su reunión utilizando los principios de GTD

Estamos asistiendo a más reuniones que nunca. Es por eso que es crucial hacer que el tiempo que estés usando sea fructífero y valioso. Aprenda cómo hacer que sus reuniones sean más productivas siguiendo estos 3 consejos basados en la metodología Getting Things Done®.
¿Quién no quiere ser más productivo? Si está luchando con reuniones ineficientes o simplemente quiere hacer más en menos tiempo, el marco de Getting Things Done podría ser la respuesta a sus plegarias. Le pedimos a Lars Rothschild Henriksen, CEO de GTDnordic Denmark, que compartiera sus mejores consejos y perspectivas. ¡Vamos a sumergirnos!
1. Mantente al tanto de tu bandeja de entrada
Espera! ¿Desde cuándo los correos electrónicos tienen algo que ver con las reuniones? Bueno, una de las cosas que sucede cuando pone en práctica los principios de Getting Things Done es que el inbox zero se convierte en su nuevo estándar. Esto hace que sea mucho más fácil estar al tanto de sus tareas, proyectos y medios, que muchas cosas más se resuelven digitalmente, lo que le ahorra numerosas reuniones innecesarias.
El efecto se aplica a todos los niveles en una organización que practica del inbox zero. Especialmente los asistentes y los empleados que reportan directamente al nivel gerencial experimentan una caída significativa en el volumen y la complejidad del correo electrónico: muchos problemas se vuelven más fáciles de aclarar y requieren menos reuniones para progresar. Una bandeja de entrada vacía es simplemente la forma más efectiva de hacer que todas sus tareas funcionen sin problemas.
2. Cinco pasos para mantener tu enfoque
Todos luchamos por mantener el enfoque durante todo el día. De hecho, ¡incluso un gold fish nos ha superado en la capacidad de mantenerse enfocado! Menos atención significa reuniones menos productivas, y entonces, ¿qué podemos hacer para ponernos al día y vencer al gold fish?
Getting Things Done le proporciona 5 pasos prácticos
  1. Captura: recoge lo que tiene tu atención
  2. Clarifica: procesar lo que significa
  3. Organizar: ponerlo donde pertenece
  4. Reflexiona: revisa con frecuencia
  5. Ejecuta: simplemente hazlo
Cuando se aplica a las reuniones, es decir, Capturar es esencial y lo ayuda a mantener su enfoque y recordar las partes más importantes de la reunión. El bolígrafo y el papel funcionan bien para esto, pero asegúrese de capturar y esperar para procesar sus notas en un momento apropiado (que pertenece a los pasos de Clarificar y Organizar).
Al separar la parte de captura del procesamiento, se logra una gran diferencia. Tendemos a comenzar a procesar la información tan pronto como se nos presente, pero eso le roba su atención y le hace ignorar lo que sucede en la reunión. A menos que el objetivo de la reunión sea el proceso en sí (por ejemplo, una lluvia de ideas), debe limitarse a capturar notas para mantenerse enfocado. Cuando termine la reunión, envíe las notas en su bandeja de entrada y trátelas 24-48 horas después de la reunión.
3. Sea claro sobre cada perspectiva de la reunión
Una vez que se sienta cómodo con los cinco pasos, el último paso en el marco Getting Things Done es Perspectiva. Piense en su trabajo como un horizonte en el que puede elegir diferentes lentes. Esto facilita ver sus tareas y proyectos desde diferentes ángulos, desde el propósito general hasta la siguiente acción.
Cuando planifique su próxima reunión, vale la pena considerar las siguientes preguntas:
  • ¿Cuál es el propósito de la reunión?
  • ¿Cuál es el resultado deseado de esta reunión?
  • ¿Cuáles son las próximas acciones de la reunión?
  • ¿Quién está tomando la delantera en cada una de esas acciones?
Las dos últimas preguntas deberían ser fáciles, pero demasiadas reuniones terminan con participantes a quienes se les ha podido haber asignado una tarea que puede ser clara y puede ser urgente. Asegúrese de aclarar estas preguntas antes de abandonar la reunión: ¿cuál es la siguiente acción y quién es el responsable?
Siete problemas en el trabajo que un líder coach soluciona con éxito

Siete problemas en el trabajo que un líder coach soluciona con éxito

“Es un reto para el líder llegar a construir un equipo de alto rendimiento que logre o supere los objetivos trazados”, señala John Taipe de la PUCP.

 

Liderar un equipo de trabajo implica armonizar entre sus miembros diversos aspectos como personalidades distintas, experiencias previas, diversos puntos de vista, estilos de trabajo, entre otros.

“En ese sentido, es un reto para el líder llegar a construir un equipo de alto rendimiento que logre o supere los objetivos trazados. Para ello, el coaching provee al líder las herramientas necesarias para que con su equipo puedan lograr resultados exitosos”, explica John Taipe, docente del Curso de Especialización en Competencias del Líder Coach de la Pontificia Universidad Católica del Perú (PUCP).

Al respecto, Taipe comenta cómo un líder coach puede resolver siete problemas más comunes y frecuentes que suelen presentarse en un ambiente laboral:

1. Falta de confianza. La confianza no se pide, se gana y se construye. El respeto a los compromisos involucrados en la comunicación del líder coach es la base que le permite construir la confianza de los demás hacia él y entre los mismos miembros del equipo.

2. Conflictos internos. Un líder formado como coach promueve que los compromisos entre los miembros del equipo se plasmen en el establecimiento explícito de las condiciones de satisfacción necesarias para su cumplimiento. Así se evitan las consecuencias negativas de los desacuerdos y confrontaciones.

3. Falta de compromiso. Un líder coach se ocupa de crear las condiciones para que se den conversaciones de colaboración entre los miembros del equipo, basándose en la construcción de relaciones de confianza entre ellos.

4. Evasión de responsabilidades. Este líder alienta a que el equipo sirva como principal mecanismo de seguimiento para el cumplimiento de los compromisos adoptados de la mejor manera posible, empezando por él mismo.

5. Falta de enfoque en resultados. Un líder coach guía conversaciones efectivas entre los miembros del equipo orientándolas a tomar acciones para obtener los resultados acordados.

6. Problemas de comunicación. El coaching permite que el líder sea un generador de una comunicación efectiva basada en el respeto, la apertura y una permanente escucha activa del otro. Muchos problemas dentro de un equipo se originan por no saber comunicar de manera efectiva.

7. Escaso aprendizaje. Un líder coach promueve una actitud protagónica en cada miembro del equipo para que se haga cargo de sus oportunidades de mejora y de aprendizaje permanente. La tarea de un líder coach va más allá de obtener los resultados, se compromete con la mejora y bienestar de cada miembro del equipo.

“El líder coach es capaz de constituir equipos de alto rendimiento porque su formación desde el enfoque ontológico y sistémico, le permite autoliderarse, comunicarse efectivamente y desarrollar alta inteligencia emocional”,

Jhon Taipe.