¿Has leído el artículo clásico del Harvard Business Review titulado: “Quién tiene el mono”?

¡Por favor quédate con nosotros! Este artículo tiene mucho que ver con el título de este post.

La idea se centra en la importancia de delegar tareas de la manera correcta. Ve, toma, mira y regresa.

Stephen Covey dice que las tareas (o monos) deben quedarse en las espaldas de tus subordinados y no intentar subirse a la tuya. De lo contrario, pronto te sentirás abrumado, mientras que tu equipo va a estar inactivo.

En resumen, no invertir los papeles sin querer.

Cuando finalizas una reunión con un miembro del equipo, el siguiente movimiento o informe de progreso debe venir de él y no de ti.

Es un gran consejo y puede hacer de la vida de un alto ejecutivo mucho más fácil. Pero aquí está el problema: El éxito no viene con la Delegación, viene con un seguimiento eficaz de lo que se ha delegado.

Los monos (tareas) pueden estar con sus guardianes, pero al final del día, tú estás a cargo de su bienestar.

Debes ser capaz de realizar un seguimiento de cualquier cosa y de todo lo que se ha asignado a los miembros de tu equipo. Porque si no lo haces … La productividad caerá en picada.

Cuando una tarea en particular está estancada, se afecta el resto del proyecto. Y tú eres considerado el responsable de la frustración que se produce. ¡Sí! tu equipo tiene que tener respuesta de sus tareas a tiempo. Sin embargo, la mayoría de ellos trata de utilizar la mente para recordar las cosas y esto no funciona bien. El resultado es la incapacidad de ser puntual con las asignaciones.

Como el capitán del barco, debes ser capaz de hacer un seguimiento de tu equipo y las tareas asignadas para asegurar que los proyectos están a tiempo.

Esto implica:

-Saber lo que se ha delegado y a quién. Suena simple, pero cuando hay varios proyectos grandes con varios miembros del equipo involucrados, hacer el seguimiento de las responsabilidades se vuelve abrumador.

-Saber cuándo deben ser entregadas las tareas delegadas. ¡Y no! tu calendario no es el lugar para llevar esta información! Es necesario algo más infalible y eficaz. Y esto es lo que sugiere GTD: Mantener una lista @EsperandoPor: Es una lista de todas las tareas y actividades que se han delegado a los miembros del equipo para diversos proyectos. La magia está en cómo se anotan los asuntos. La mejor práctica es:

[Nombre de la persona] [tarea asignada con detalles] [Fecha de Cesión]

Si Ramón tiene el deber de crear un inventario de venta, entonces esta es la forma en que se mostrará en la lista de @EsperandoPor:

Ramón – Enviar versión publicitaria final. Ref: campaña Energy Drink [10/01]

Con el tiempo, este formato se convertirá en parte de tu proceso de pensamiento y no tendrás que recordar conscientemente la estructura.

¿Cómo crear una lista de @EsperandoPor actualizada y completa?

-Haz un Barrido Mental de todo lo que se ha asignado a los miembros del equipo. Tómate el tiempo necesario. Podría ser una larga lista.

-Agrega esta información en tu Lista @EsperandoPor en el formato recomendado. Cada vez que delegas una asignación, asegúrate de agregarlo a la lista.

-Revisar esta lista al menos una vez a la semana para eliminar las tareas que se han completado/entregado y para mantenerla actualizada.

Con este tipo de planificación, vas a estar en la cima de los asuntos delegados. Y vas a ahorrar “ancho de banda mental” valioso, siendo capaz de centrarte en tus tareas creativas.

Te ganarás el respeto de los miembros de tu equipo y se asegurarán de mantener su parte del trato – sin excusas.

¿No es genial?